Размер:
AAA
Цвет: CCC
Изображения Вкл.Выкл.
Обычная версия сайта

Исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту(тематические запросы)

УТВЕРЖДЕН
приказом министерства культуры и архивного дела Амурской области 
от  17.05.2016 № 117




АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по предоставлению государственной услуги
по исполнению запросов о предоставлении информации
по определенной проблеме, теме, событию, факту
(тематические запросы)


I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования
административного регламента
Настоящий административный регламент министерства культуры и архивного дела Амурской области по предоставлению государственной услуги по исполнению запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) (далее – административный регламент, государственная услуга) определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) государственного бюджетного учреждения Амурской области «Государственный архив Амурской области» (далее – госархив), а также порядок взаимодействия госархива с федеральными органами государственной власти, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и иными организациями всех организационно-правовых форм и форм собственности (далее – организации) и гражданами при предоставлении государственной услуги. 

1.2. Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении государственной услуги

В качестве заявителей выступают физические и юридические лица, а также граждане, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее - заявители).

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги
1.3.1. Информация о государственной услуге может предоставляться непосредственно в помещении министерства культуры и архивного дела области (далее - министерство) и госархива, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном портале Правительства Амурской области www.amurobl.ru в разделе «Административная реформа», на сайте министерства www.amurcult.ru, в информационной системе «Единый Портал государственных и муниципальных услуг по адресу: www.gosuslugi.ru», «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Амурской области» по адресу: www.gu.amurobl.ru» (далее – Порталы), на сайте госархива www.amurarhiv.ru.
1.3.2. Местонахождение министерства и его почтовый адрес: 
ул. Шевченко, 24,  г. Благовещенск, 675000.
Электронный адрес министерства: min.klt@klt.amurobl.ru; orgmetod.arh @mаil.ru.  
Справочные телефоны: (4162) 20-22-33, 20-22-37.
График работы министерства: ежедневно с  9.00 до 18.00, перерыв  с 13.00 до 14.00. Выходные дни: суббота, воскресенье. 
1.3.3. Местонахождение и график приема посетителей госархива:
ул. Шевченко, 46,  г. Благовещенск, 675000.
Электронный адрес госархива: gaao12@mail.ru.
Справочные телефоны: (4162) 52-53-01, 33-19-38.
График приема посетителей:
Приемные дни: вторник, среда с 9.00 до 17.30, перерыв с 13.00 до 140.0.
Не приемные дни: понедельник, четверг, пятница.
Выходные дни: суббота, воскресенье.
1.3.4. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:
по телефону;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
посредством личного обращения в  госархив.
1.3.5. При ответах на телефонные звонки ответственный сотрудник подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
1.3.6. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы).
1.3.7. При информировании посредством личного обращения сотрудник обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.
1.3.8. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.
1.3.9. При обращении по электронной почте ответ направляется в виде электронного документа. Досылки адресату копии ответа на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с действующим законодательством заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
1.3.10. На информационных стендах и официальном сайте министерства и госархива в информационно-телекоммуникационной сети Интернет размещается следующая информация: 
адрес места нахождения, график (режим) работы, номера телефонов, адреса электронной почты, в том числе специалистов, предоставляющих государственную услугу;
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие предоставление государственной услуги;
текст настоящего административного регламента; 
образец заполнения документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
сведения о результатах предоставления государственной услуги.


II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги - исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы).

2.2. Наименование органа, 
предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляется госархивом. 
Запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечни услуг, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2010  № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
.
2.3. Результат предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги является:
1. Архивная справка: документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основе которых она составлена; 
2. Архивная выписка: документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий части текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
3. Архивная копия: дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
4. Тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный госархивом по запросу заявителя.
5. Тематические обзоры: систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.
6. Тематический перечень архивных документов: систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров.
7. Информационное письмо: письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.
8. Отрицательный ответ (оформляется на бланке госархива, при необходимости ответ может быть заверен печатью госархива). Составляется в случае:
1) отсутствия в архивных документах запрашиваемых сведений; 
2) неполноты состава архивных документов по теме запроса. 

2.4. Срок предоставления государственной услуги
2.4.1.  Срок исполнения тематического запроса в госархиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства госархива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
2.4.2. Тематический запрос органа государственной власти и органов местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, госархив рассматривает в первоочередном порядке в течение 15 дней, либо в согласованные с ними сроки. 
2.4.3. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов госархив письменно извещает заявителя о промежуточных результатах работы.
2.4.4. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату госархива составляет не более 15 дней с момента его регистрации.
2.4.5. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в госархиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос.
2.4.6. Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в записях. 
2.4.7. По просьбе заявителя предусматривается срочное исполнение запроса от 5 до 10 дней.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги
Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237); 
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 25.10.2004, № 43, ст. 4169); 
Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Собрание законодательства Российской Федерации», 02.08.2010, № 31, ст. 4179);
Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, № 31, ч.1, ст. 3448); 
Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» («Собрание законодательства Российской Федерации», 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3451);
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 08.05.2006, № 19, ст.2060);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Российская газета», 20.05.2009, № 89);
Законом Амурской области от 27.06.2005 № 21-ОЗ «Об управлении архивным делом в Амурской области» («Амурская правда», 01.07.2005,        № 128);
Положением о министерстве культуры и архивного дела Амурской области, утвержденным постановлением губернатора Амурской области от 03.08.2007, № 448  («Вестник Администрации Амурской области», 14.08.2007, № 11);
настоящим административным регламентом. 

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги
2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является поступление в госархив письменной анкеты-заявления (далее – запрос). Запрос может быть подан в госархив по почте, по электронной почте, через Порталы, при личном обращении.
2.6.2. Запрос представляется по форме согласно приложениям № 1 и № 2 к настоящему административному регламенту. 
Перечень дополнительных сведений, требуемых от заявителей, необходимых для предоставления государственной услуги:
о рождении – фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, о котором запрашиваются сведения, дата рождения, место рождения, фамилия, имя, отчество (при наличии) родителей; для женщины - девичья фамилия;
о бракосочетании – фамилия, имя, отчество (при наличии) лиц, о которых запрашиваются сведения, дата бракосочетания, место бракосочетания; для женщины – девичья фамилия;
о смерти – фамилия, имя, отчество (при наличии)  лица, о котором запрашиваются сведения, дата смерти, место смерти;
о проживании, о составе семьи – фамилия, имя, отчество (при наличии)  лица, о котором запрашиваются сведения; для женщины - девичья фамилия, фамилия, имя, отчество (при наличии) главы семьи, место проживания (указать город, село, район, название сельского Совета), годы проживания;
об образовании организации, населенного пункта, истории учреждения – год возникновения организации (населенного пункта), переименования и т.п. В запросе необходимо изложить первичные сведения по интересующему запросу, которыми располагает заявитель;
имущественные (отвод земельного участка, распределение индивидуальных гаражей, выделение квартиры, об актах ввода в эксплуатацию объектов и др.) - вид документа (решение, постановление, нотариальный документ и т.п.), дата, номер запрашиваемого документа, орган принявший решение (издавший документ);
биографический запрос - фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, о котором запрашиваются сведения, дата и место рождения, образование, место работы и другие сведения, которыми располагает заявитель о конкретном лице.
К запросу могут быть приложены ксерокопии документов, связанных с темой запроса, а также указаны иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запросов.
2.6.3. При запросе информации о собственном имуществе предоставляется ксерокопия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
В случае смены собственника имущества, кроме документа удостоверяющего личность, предоставляется ксерокопия договора купли-продажи, ксерокопия свидетельства о праве на наследство, ксерокопия завещания или иные документы, подтверждающие право на запрашиваемое имущество.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.
2.6.4. Запрещено требовать от заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
2.7.1. Заявителю отказывают в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в случае, если:
1) представлены не все документы, указанные в подразделе 2.6 настоящего раздела. 
2) запрос не соответствует требованиям, установленным приложениями № 1 и № 2 к настоящему административному регламенту (не содержит наименования юридического лица; для граждан - фамилии, имени и отчества (при наличии), почтового адреса или электронного адреса заявителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации); 
3) запрос не поддается прочтению и (или) содержит ненормативную лексику или оскорбительные высказывания.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления государственной услуги либо отказа в предоставлении государственной услуги
2.8.1. Заявителю отказывают в предоставлении государственной услуги в случае, если:
1) запрос о документах, не подлежит опубликованию и содержит сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, или сведения конфиденциального характера, или информацию, которая затрагивает непосредственно права, свободы и интересы конкретного поименованного в тексте третьего лица;
2) у заявителя, запрашивающего сведения, содержащие данные о третьих лицах, отсутствует документ, подтверждающий его полномочия на совершение указанных действий;
3) у заявителя отсутствует документ, подтверждающий факт оплаты запроса;
4) в госархиве отсутствуют документы, необходимые для исполнения запроса. 
2.8.2. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является неполнота представленных сведений для исполнения запроса.

2.9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, не требуется.

2.10. Размер платы, взимаемый с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами 
Амурской области
2.10.1. Тематические запросы физических и юридических лиц исполняются госархивом на платной основе по расценкам, установленным Положением о порядке выполнения и оказания услуг на платной основе и расценками на платные услуги, утвержденным приказом госархива от 01.11.2010 № 23, согласно приложению № 3 к настоящему административному регламенту.
2.10.2. Исполнение тематического запроса органов государственной власти и органов местного самоуправления, связанного с исполнением ими своих функций, осуществляется на безвозмездной основе.
2.10.3. Оплата за срочное исполнение запроса определяется в соответствии с Положением о порядке выполнения и оказания услуг на платной основе и расценками на платные услуги, утвержденным приказом госархива от 01.11.2010 № 23, и в предварительном порядке согласовывается с заявителем, согласно приложению № 3 к настоящему административному регламенту.

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о 
предоставлении государственной услуги и при получении результата 
предоставления государственной услуги
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут

2.12. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении 
государственной услуги, в том числе в электронной форме

Запрос, в том числе поступивший в электронной форме, подлежит обязательной регистрации в день его поступления в госархив.

2.13.  Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

Местоположение госархива должно обеспечивать удобство для граждан с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.
В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещен госархив, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта граждан. За пользование стоянкой (парковкой) с граждан плата не взимается.
Вход в помещение госархива должен обеспечивать свободный доступ граждан, а также должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, специальными ограждениями и перилами, пандусами для передвижения кресел-колясок. 
Центральный вход в здание госархива оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании госархива и режиме приема граждан.
Помещения госархива оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, а также снабжаются информационными табличками с указанием номеров кабинетов.
Фасад здания госархива должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими гражданам ознакомиться с информационной табличкой (вывеской).
Помещение для непосредственного взаимодействия должностных лиц с получателями государственной услуги должно быть организовано в виде рабочего места в кабинете.
Кабинет приема получателей государственной услуги должен быть оборудован информационными табличками (вывесками) с указанием:
номера кабинета;
фамилии, имени, отчества специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.
Помещения, предназначенные для исполнения государственной услуги, должны соответствовать санитарно–эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03».
Рабочее место должностного лица должно быть оборудовано столом, стулом, персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, телефонной связью, оргтехникой.
Место для ожидания и приема получателей государственной услуги должно быть оборудовано стулом, местом для письма и размещения документов.
Для лиц с ограниченными возможностями здоровья (включая лиц, использующих кресла-коляски и собак-проводников) должны обеспечиваться:
условия для беспрепятственного доступа в помещение госархива;
возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположен госархив и помещения, в которых предоставляется государственная услуга, также входа в госархив и помещения и выхода из них;
сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения;
надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов  к министерству и помещениям, в которых предоставляются государственные услуги, и к государственным услугам, с учетом ограничений их жизнедеятельности;
дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля;
допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;
допуск в помещение госархива собаки-проводника;
оказание инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.
Визуальная и текстовая информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на информационном стенде госархива (устанавливаются в удобном для граждан месте), а также на портале Правительства Амурской области и на сайте министерства.
Оформление визуальной и текстовой информации о порядке предоставления государственной услуги должно соответствовать оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации гражданами.

2.14. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.14.1. Заявитель на стадии рассмотрения его запроса имеет право:
представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу;
получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов;
обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса;
осуществлять иные действия в соответствии с настоящим административным регламентом.
2.14.2. Должностные лица госархива обеспечивают:
объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей;
получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.
2.14.3. Основными требованиями к качеству рассмотрения запросов являются:
достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов;
полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запросов;
наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;
удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;
оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса.

2.15. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственной услуги 
в электронной форме
При предоставлении государственной услуги в электронной форме обеспечивается:
1) предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге;
2) подача заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и прием таких запросов и документов с использованием Порталов; 
3) получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса.
Предоставление государственной услуги через многофункциональный центр не предоставляется.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) поступление запроса в госархив;
2) анализ поступившего запроса и определение круга поиска архивных документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
3) подготовка ответа по запросу заявителя;
4) направление результатов  государственной услуги заявителю.
Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги приведена в приложении № 4 к настоящему административному регламенту.
3.2. Поступление запроса в госархив.
3.2.1. основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление  запроса в госархив. 
3.2.2. Запрос заявителя рассматривается и исполняется в случае, если он соответствует требованиям, установленным приложениями № 1 и № 2 к настоящему административному регламенту. При необходимости, для определения круга поисковых данных и определения правомочности получения запрашиваемой информации от заявителей могут быть затребованы дополнительные сведения, копии документов.
3.2.3. Все поступившие запросы подлежат регистрации в день поступления в Журнале регистрации тематических запросов госархива должностным лицом госархива, ответственным за делопроизводство.
При поступлении в госархив запроса в электронной форме с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении запроса. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменного запроса порядке.
3.2.4. Запрос рассматривается руководством госархива или уполномоченным должностным лицом (лицами) и направляется на исполнение непосредственно исполнителю.
3.2.5. Результатом и способом фиксации выполнения административной процедуры является регистрация запроса в Журнале регистрации тематических запросов госархива.
3.3. Анализ поступившего запроса и определение круга поиска архивных документов, необходимых для предоставления государственной услуги.
3.3.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление непосредственно исполнителю запроса.
3.3.2. Исполнитель осуществляет анализ тематики поступившего запроса с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала.
В результате анализа определяется:
относится ли запрос к составу хранящихся в архиве архивных документов;
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
степень полноты сведений, содержащихся в тематическом запросе необходимых для его исполнения;
необходимость обращения к заявителю о дополнительной информации по существу запрашиваемых сведений;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение;
3.3.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в госархиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос. В этом случае способом фиксации результата выполнения административной процедуры является составление и направление уведомления заявителю о направлении запроса в другой архив или рекомендации о направлении запроса другому адресату.
3.3.4. Поступившие в госархив запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, возвращаются заявителю с сообщением об уточнении и дополнений запроса необходимыми для его исполнения сведениями. Предоставление услуги приостанавливается. В этом случае способом фиксации результата выполнения административной процедуры является составление и направление сообщения заявителю о необходимости уточнения и дополнения запроса.
3.3.5. Запросы об имуществе третьих лиц принимаются к рассмотрению только при личном обращении или по почте.
3.4. Подготовка ответа по запросу заявителя.
3.4.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».
3.4.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в  архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
В примечаниях к тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью госархива.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем госархива  и заверяется печатью госархива.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
3.4.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе».
После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя госархива или уполномоченного должностного лица и печатью госархива.
3.4.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью госархива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.
3.4.5. При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги на бланке госархива за подписью руководителя госархива составляется письменный отказ в предоставлении государственной услуги с обоснованием причины отказа. При необходимости отказ в предоставлении государственной услуги  может быть заверен печатью госархива. 
В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью госархива.
3.4.6. Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в записях.
3.4.7. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.
3.4.8. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация ответа заявителю в Журнале регистрации тематических запросов госархива.
3.5. Направление результатов  государственной услуги заявителю
3.5.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является ответа заявителю в Журнале регистрации тематических запросов госархива.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются по почте простыми письмами.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в госархив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, квитанции, подтверждающей факт оплаты государственной услуги; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель государственной услуги расписывается на копии ответа или на обороте сопроводительного письма к нему, указывая дату получения.
3.5.2. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.5.3. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка о направлении или выдаче заявителю результата предоставления государственной услуги в Журнале регистрации тематических запросов госархива.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением специалистами госархива положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений (далее - текущий контроль).
4.1.1. Текущий контроль осуществляется на постоянной еженедельной основе уполномоченными должностными лицами госархива, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, в том числе руководителем структурного подразделения госархива, обеспечивающего предоставление государственной услуги, путем проведения проверок исполнения специалистами положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.
4.1.2. Для текущего контроля используются сведения, содержащиеся в электронной базе данных, письменная корреспонденция госархива, устная и письменная информация специалистов.
4.1.3. О случаях и причинах нарушения сроков и порядка выполнения административных процедур (действий) специалисты немедленно информируют должностное лицо госархива, уполномоченное на осуществление текущего контроля, а также принимают срочные меры по устранению нарушений.
4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги.
4.2.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц госархива, проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей в соответствии с законодательством.
4.2.2. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
Внеплановая проверка назначается и проводится не позднее одного месяца со дня поступления в госархив обращения заявителя или иной информации о нарушении требований к предоставлению государственной услуги.
Периодичность и сроки осуществления плановых проверок устанавливаются планом работы госархива, который утверждается директором госархива. При этом плановые проверки должны проводиться не реже чем один раз в год.
4.2.3. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности, установленной законодательством Российской Федерации.
4.2.4. Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются сотрудники министерства. Также в состав комиссии могут быть включены заявители или их представители (по их заявлениям), если проверка производится по их инициативе.
4.2.5. Проверка осуществляется на основании приказа госархива.
Результаты проверки оформляются соответствующим актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Акт проверки подписывается председателем и членами комиссии, участвовавшими в проведении проверки. Проверяемые лица знакомятся с актом проверки под подпись.
4.3. Ответственность специалистов госархива за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги.
4.3.1. Специалисты несут дисциплинарную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за неисполнение или ненадлежащее выполнение административных процедур (действий), в том числе сроков и порядка их выполнения, установленных настоящим административным регламентом.
4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.
4.4.1. Граждане, их объединения и организации вправе осуществлять контроль за предоставлением государственной услуги путем получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе о сроках завершения административных процедур (действий).
4.4.2. Граждане, их объединения и организации также вправе:
направлять замечания и предложения по улучшению доступности и качества предоставления государственной услуги;
вносить предложения о мерах по устранению нарушений настоящего Регламента.
4.4.3. Госархив принимает меры к прекращению допущенных нарушений, устраняет причины и условия, способствующие совершению нарушений.
4.4.4. Информация о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, их объединений и организаций доводится до сведения лиц, направивших эти замечания и предложения, в сроки и порядке, установленные законодательством.
4.5. Министерство осуществляет внешний контроль за деятельностью госархива в части соблюдения качества предоставления услуги путем:
проведения мониторинга основных показателей работы за определенный период;
анализа обращений и жалоб граждан по вопросу оказания услуги, проведения по фактам обращения проверок по выявленным нарушениям;
проведения проверок качества оказания государственной услуги.

V. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего 
государственную услугу 

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса о проведении государственной услуги;
2) нарушение срока предоставления государственной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области для предоставления государственной услуги;
4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области;
6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области;
7) отказ госархива, должностного лица госархива в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.2. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме в госархив. Жалобы рассматриваются непосредственно директором госархива.
5.3. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, официального сайта госархива, Порталов, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.4. Жалоба должна содержать:
1) наименование госархива, должностного лица госархива, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) госархива, должностного лица госархива;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) госархива, должностного лица госархива. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.5. Жалоба, поступившая в госархив, подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа госархива, должностного лица госархива в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.6. По результатам рассмотрения жалобы госархив принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.6 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме госархивом направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 5.2 настоящего административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.9. Решение по жалобе может быть обжаловано в судебном порядке.
5.10. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.11. Информация о порядке подачи и рассмотрения жалобы представляется заявителям по их запросам в соответствии с подразделом 1.3 раздела I настоящего административного регламента.




Документ: Тематические запросы
Файл в формате *.rtf
Размер: 504 Кб
DOC.png Скачать

Документ: Приказ от 17.05.2016 № 117
Файл в формате *.pdf
Размер: 243 Кб